Com a crescente complexidade das operações realizadas por empresas, a gestão de processos tornou-se a melhor alternativa para aliar eficiência, qualidade, cumprimento de prazos e alcance de metas. Tomada como um método avançado de administração, a gestão de processos envolve tecnologia, fluxo logístico, especialização e interação entre diferentes setores, proporcionando crescimento escalável e excelência nos produtos e serviços desenvolvidos.
Se você não implementou ou ainda não conhece práticas da gestão de processos, esse conteúdo pode ajudar bastante. A seguir, vamos demonstrar como o recurso pode impactar de forma positiva qualquer negócio. Ao final, ainda forneceremos um passo a passo sobre como implementar e manter uma boa logística empresarial adotando essa prática!
Como funciona a gestão de processos?
Para entender como funciona a gestão de processos é preciso imaginar que uma empresa deve funcionar como um mecanismo de vários componentes, como engrenagens e peças em um motor. Todas as partes precisam trabalhar juntas e com o mesmo objetivo, para que seja possível, então, sempre alcançar bons resultados e projetar outros ainda melhores.
A gestão de processos se diferencia das formas tradicionais de gestão ao promover essa interação entre diferentes setores. Para isso, o uso de métodos e tecnologias apropriadas vem sendo desenvolvido por empresas de diferentes segmentos. Combinando administração, monitoramento de processos e uso de tecnologia, torna-se possível conceber uma equipe alinhada e engajada.
Como a gestão de processos afeta positivamente um negócio
Trata-se de uma forma de administração nova, que combina o uso da tecnologia e compartilhamento de informação. Assim é possível que todos os setores de uma empresa acompanhem de forma assertiva processos e atividades chave que, de uma forma ou outra, influenciam ou dependem deles.
Como resultado, as empresas e negócios que adotam esse tipo de gestão têm:
- melhor aproveitamento do tempo de trabalho;
- redução de custos;
- maior qualidade no desenvolvimento e entrega de produtos e serviços;
- mais informações e indicadores para tomar decisões e criar estratégias;
- aprimoramento de talentos internos;
Gestão de processos na prática
Para implementar a gestão de processos de forma eficiente é recomendável seguir uma lógica que apresentaremos a seguir na forma de um passo a passo. Com 5 etapas simples, você terá uma gestão de processos que vai transformar a realidade da empresa!
Passo 1: mapear e detalhar etapas
Sem ter consciência e clareza sobre as etapas das quais o seu negócio depende não é possível aprimorar o trabalho realizado. Ao realizar um mapeamento delas, será possível identificar pontos de gargalo e de falhas. Assim, fica mais fácil reduzir o trabalho, eliminar os obstáculos, ganhar tempo e reduzir custos. Esse mapeamento pode ser feito construindo um fluxograma que ilustre as etapas e logística de procedimentos.
Passo 2: Indicadores de desempenho
Indicadores de desempenho ajudam a otimizar os resultados e a construir análises sobre a qualidade dos serviços e produtos. São muitos os indicadores que podem ser utilizados com benefícios para a tomada de decisões e elaboração de estratégias. Entre eles, podemos citar o ROI (Return Over Investment, ou Retorno Sobre Investimento) e os KPI’s (Key Performance Indicators, ou Indicadores-Chave de Desempenho) que produzem indicadores de produtividade, qualidade, capacidade e recursos estratégicos.
Passo 3: Avaliação e aprimoramento cíclicos
Para que a gestão de processos se dê de forma eficiente no médio e longo prazo é preciso ter momentos periódicos, para avaliação e aprimoramento dos procedimentos. Isso quer dizer que realizar reuniões em equipe, para que o trabalho seja avaliado criticamente, ajuda a empresa a aprimorar a gestão de processos de forma contínua e cíclica, mantendo uma dinâmica benéfica para todos os setores envolvidos.
Passo 4: Capacitação
Para que a gestão de processos seja bem sucedida é fundamental preparar a equipe com capacitação e treinamentos. Se a nova lógica de trabalho não for assimilada de forma uniforme por todos os setores, certamente a empresa passará por dificuldades ao implementar mudanças, prejudicando a administração ao invés de ajudar.
Passo 5: Tecnologia
Por fim, atualmente não existe gestão de processos eficiente que não esteja aliada às boas ferramentas tecnológicas, tanto para o monitoramento e compartilhamento de atividades quanto para o monitoramento de procedimentos. Investir em um software adequado e contar com profissionais que saibam lidar com esse tipo de ferramenta faz total diferença na hora de adotar esse tipo de administração empresarial.
Dicas para manter uma boa gestão de processos
Seguindo os passos descritos acima, a empresa conseguirá implementar de forma gradual uma gestão de processos eficiente. Mas para manter uma boa gestão de processos fique atento às seguintes dicas:
- mantenha o alinhamento da gestão de processos com a visão estratégica da empresa;
- garanta que todos os setores tenham uma visão geral de todos os processos importantes;
- use as métricas e indicadores para produzir estratégias e campanhas;
- aproveite os insights de “usuários chave”, tanto de funcionários como de clientes importantes;
- identifique as competências e habilidades mais importantes para os processos e forme equipes qualificadas para lidar com eles;
- invista em tecnologia e acompanhe as novidades que têm potencial de agregar mais valor ao trabalho realizado.
A gestão de processos tem proporcionado um grande crescimento para empresas de todos os setores. Os benefícios gerados pela implementação dessas práticas administrativas tornam empresas mais competitivas e lucrativas, gerando ganhos tanto para a própria empresa como para clientes e parceiros. Portanto, não perca tempo e comece a implementar as mudanças seguindo o passo a passo e as dicas apresentadas!
Restou alguma dúvida sobre como manter uma gestão de processos bem estruturada? Registre sua pergunta nos comentários. Será um prazer continuar te auxiliando.
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